آثار ثبت اسناد؛چرا باید اسناد خود را به صورت رسمی ثبت کنیم؟

چرا باید اسناد خود را به صورت رسمی ثبت کنیم؟در این پژوهش به این موضوع می پردازیم. از ابتدای تشکیل نهاد های ثبت اسناد، یکی از سوالات اشخاص این بوده که چرا باید اسناد را به شیوه رسمی ثبت کنیم؟ مثلا اگر انتقال ملکی بر روی یک کاغذ عادی و توسط طرفین قرارداد امضا شود، این امر چه فرقی با انتقال رسمی ملک در یک دفتر اسناد رسمی دارد؟ با ما همراه باشید تا از مزایای ثبت اسناد اطلاعات بیشتری را کسب کنید.

دلایل عدم ثبت اسناد به شیوه رسمی

اشخاص به دلایل مختلفی از ثبت اسناد به شیوه رسمی خودداری می‌کنند. مثلا ممکن است هزینه های ثبت یک سند برایشان مقرون به صرفه نباشد یا اینکه یکی از طرفین تمایلی به حضور در دفترخانه و ثبت معامله نداشته باشد و طرف مقابل با چنین چیزی کنار بیاید. دلایل عدم ثبت هر چیزی که باشد (مالیات و هزینه های ثبتی بالا، وجود قرارداد های از پیش تنظیم شده و..) نمیتواند به مزایای مثبت ثبت اسناد بچربد. اهم این مزایا از این قرار است:

1) سندی که به شیوه رسمی ثبت شده است، تمامی محتویات و امضاهایش معتبر خواهد بود

وقتی میگوییم محتویات سند معتبر است، به این معناست که عبارات و امضا و نام و اثرانگشت سند منتسب به طرفین سند میباشد. بدین ترتیب کسی نمیتواند ادعا کند که این اسناد توسط وی یا اشخاصی که نمایندگی آنان را برعهده داشته، امضا نشده است. به بیان دیگر، نمیتوان نسبت به چنین سندی ادعای تردید یا انکار کرد و فقط میتوان آنرا جعلی تلقی نمود که این امر چالش هایی را برتی اثبات جعلی بودن دنبال خواهد داشت

2) هر گونه مندرجاتی که در سند ذکر شود، معتبر خواهد بود

یعنی عباراتی که در سند قید شده است، معتبر خواهد بود و اشخاص نمیتوانند منکر صحت این موارد شوند. مثلا اگر شخصی خانه ای را به دیگری فروخته، نمیتواند منکر فروش خانه به متراژ مشخص و مبلغ مقرر در عقد گردد. فقط میتواند جعلی بودن سند را ثابت نماید. این امر در ماده 70 قانون ثبت مورد اشاره قرار گرفته است.

اگر در سندی اقراری صورت گیرد و بعد شخص از اقرار خود برگرد آیا چنین امری پذیرفته شده است؟

انکار بعد از اقرار مسموع نخواهد بود و این امر در رابطه با اسناد رسمی هم صادق است. با این حال اگر شخص عذر موجهی را برای این انکار بیان کند، مثلا بگوید که اقرار در مقابل یک وجه نقدی بوده که این وجه از جانب طرف مقابل پرداخت نشده است، در این صورت میتواند دعوای مربوطه را طرح نماید

3) دعوی خلاف مندرجات سند رسمی با اماره و یا شهودی که فاقد بینه شرعی هستند، قابل اثبات نخواهد بود.

این امر به معنای آن است که اسناد رسمی نسبت به اسناد عادی، از قدرت اثباتی بالاتری برخورداند و اگر شخصی بخواهد صحت این اسناد را زیر سوال ببرد، باید حتما با شهادت شرعی یا مواردی مثل اقرار ثابت شود و نمیتوان به صرف چند نشانه و اماره، حکم به بی اعتباری سند داد. مثلا اگر شخصی بخواهد علیه یک سند انتقال مالکیت اقامه دعوا کند و بگوید که مندرجات این سند درست نیست و منظور انتقال مالکیت منافع بوده است، باید حتما شرایط شهادت شرعی را داشته باشد یا آنکه با دلایل متقن دیگری این امر را ثابت کند.

4) اسناد رسمی در برابر همه دارای اعتبار می‌باشند (هم طرفین عقد و هم ثالث)

میدانیم که وقتی طرفین عقد سندی را میان خود تنظیم می‌کنند، در این حالت باید ملتزم به آن باشند. اما راجع به اشخاص ثالث این قضیه همیشه صادق نخواهد بود. در واقع این اشخاص ملزم نیستند که به مفاد آن سند ملزم باشند. مثلا اگر الف و ب یک قرارداد با هم بسته باشند و به موجب آن، الف مال خود  را به ب منتقل کند، اینجا ج میتواند ادعا کند که مال متعلق به وی بوده و ب عملاَ غاصب است. با این حال اگر این معامله به موجب سند رسمی منعقد گردد، در این صورت ج باید مالکیت ب بر مال را محترم نگاه دارد. مگر اینکه به دادگاه رفته و جعل سند را خواستار شود که خود مقررات پیچیده ای را داراست.

5) اسناد رسمی، اسنادی لازم الاجرا محسوب می‌شوند.

به بیان ساده تر، بدون اینکه حکم این اسناد از سوی دادگاه تایید شود، باید اجرا شود و برای اجرا، نیازی به حکم جداگانه نیست. مثلا اگر در سند ازدواج، مهریه زن ذکر شده باشد، دیگر زن برای اثبات مهریه نیازی به طرح موضوع در دادگاه ندارد و صرفا باید به استناد این سند رسمی، درخواست خود را به دادگاه ارائه نماید تا دادگاه نسبت به اخذ مهریه اقدام کند. حسن دیگر این لازم الاجراء بودن آن است که برای اسناد رسمی نیازی نیست که تامین خواسته صورت پذیرد. یعنی اگر شخص به موجب سند رسمی اقامه دعوا کند، دیگر نیازی به سپردن خسارات احتمالی نیست .

پرسش : اگر ماموری به این ویژگی های اسناد رسمی توجهی نکند و احکام آنرا اعمال ننماید، حکم قضیه چیست؟

در این صورت طبق ماده 70 و 73 قانون ثبت، وی در محکمه انتظامی یا اداری تعقیب خواهد شد و اگر ضرری نیز واقع شده باشد، باید جبران خسارت صورت پذیرد. از طرفی اگر شخصی به موجب سند رسمی اقرار کند و بعد این اقرار مورد انکار قرار گیرد و مامور رسمی این انکار را مورد رسیدگی قرار دهد، به حبس محکوم خواهد شد(6 ماه تا یکسال)

آیا رونوشت سند برابر اصل است؟

بله به شرطی که مطابقت آن با اصل توسط مسئول دفتر اسناد رسمی گواهی شده باشد در غیر اینصورت سند برابر اصل نیست. مثلا تصدیق مدیر دفتر دادگاه به سند ارزشی همانند ارزش اسناد رسمی را نمی‌دهد.

توصیه پایانی

تنظیم اسناد رسمی در معاملات بزرگ، کاری است که نیازمند تخصص حقوقی افراد است. بهتر است قبل از تنظیم اسناد مهم و تعهد آور با یک وکیل یا مشاور متخصص در مورد دعوای همچون الزام به تنظیم سند رسمی مشورت نمایید. ما در مجموعه هم وکیل پاسخگوی شما خواهیم بود.